Quantas vezes você saiu de uma reunião com o sentimento de tempo desperdiçado? Se isso acontece muitas vezes, talvez esteja na hora de você repensar a maneira como as planeja e as conduz, o que pode economizar muito tempo e dinheiro para os cofres da empresa.
Distração é um dos motivos mais comuns para a perda de tempo em uma reunião. Às vezes, é só sair um pouco do assunto que tudo desanda para conversas pessoais e o resultado dos jogos de ontem. Ou, talvez o foco nem seja perdido, mas com muitas pessoas falando ao mesmo tempo com certeza não é a melhor maneira de tomar decisões. Por isso, é importante escolher um número seleto de pessoas para as reuniões, aquelas essenciais, e chegar sempre com os objetivos definidos e claros para manter o foco dos presentes.
Outra maneira bastante interessante de evitar que a reunião se prolongue desnecessariamente é deixar um relógio bem visível para todos à mesa, assim haverá uma conscientização maior sobre o tempo. Não há um tempo exato de duração, pois depende do tipo de reunião que se está fazendo, mas de 30 minutos a 2 horas parece uma boa média para se manter.
Normalmente, uma reunião é marcada para decidir itens importantes, então vale bastante a pena destacar alguém para anotar tudo que aconteceu, que foi decidido e o que ficou pendente. Aliás, não confie tanto na sua memória, pois tão ruim quanto perder o foco nos assuntos realmente importantes, é rediscutir assuntos que já haviam sido definidos em outras seções.
Por fim, é sempre importante conversar com os participantes e avaliar a produtividade, saber se a reunião foi útil, se há como melhorá-la e afins. Aliás, com o avanço da tecnologia, você talvez também irá querer pensar no formato da reunião, podendo fazer algo via internet, com programas de videoconferência. Faça alguns testes, pois se você puder economizar o tempo e o dinheiro gastos em reunir todos no mesmo local, levando em consideração o trânsito e tudo o mais, será ainda melhor.
